План-факт анализ и как его организовать

Практически, каждый руководитель компании знает о том, что подготовка управленческих отчетов и составление бюджетных форм - это далеко не все, что нужно для эффективного управления. Необходимо периодически проводить анализ расхождений между плановыми показателями и фактической работой компании. Эта работа должна осуществляться на постоянной основе, иначе компания может столкнуться с кассовыми разрывами и другими трудностями в своей деятельности.

Анализ экономической деятельности компании, получивший название "план факт", представляет собой способ выявления отклонений в управленческом учете между планируемыми и итоговыми показателями работы фирмы за конкретный период времени. Для его выполнения могут использоваться различные аналитические разрезы, в роли которых зачастую используются:

• значимые статьи бюджета;
• схемы движения денег;
• сегменты бизнеса;
• заключенные договора;
• центры финансовой ответственности и т.п.

Работы, связанные с план-факт анализом, могут поручаться как отдельным специалистам в штате компании, так и специально собираемому для этой цели бюджетному комитету. Последний не только регулярно обрабатывает собранный материал, выявляя недочеты в работе компании, но помогает использовать полученную информацию должным образом, например, для разработки стратегии финансового планирования.

Анализ такого уровня считается универсальным, применимым для финансовых бюджетов разного класса и объема. Он демонстрирует эффективность как в ситуации, когда анализируется деятельность всей компании, так и в случаях, когда в центре внимания находятся отдельные департаменты, проекты, направления деятельности. Проводя параллельно несколько мониторингов, можно выяснить, какие из изучаемых объектов более состоятельны, какие характеризуются отрицательными или положительными отклонениями, какие негативно влияют на финансовое состояние корпорации.

Значимость план-факт анализа финансового учета переоценить сложно. Основывающийся на системе бюджетирования, он позволяет:

• отслеживать финансовую картину, сложившуюся на предприятии;
• выявлять стойкие тенденции, порождающие кассовые разрывы и другие перекосы бюджета;
• находить ошибки, выполненные как в ходе руководства компанией, так и в ходе ее функционирования;
• контролировать бюджетный процесс;
• корректировать финансовые планы предприятия;
• оперативно реагировать на проблемы экономического характера;
• стабилизировать ситуацию на предприятии или в его подразделениях;
• рассчитывать бюджеты на будущие периоды.

Анализ "план-факт" становится общеобязательным инструментом управленческого учета, применяемым для роста и развития бизнеса, увеличения прибыли. К нему стараются обращаться дальновидные руководители организаций, заинтересованные в процветании своего дела, способные признавать существующие ошибки и оперативно их устранять.

Именно благодаря своевременному проведению аналитической работы представители компании могут дать однозначные ответы на вопросы, связанные с эффективностью конкретных отделов, рентабельностью используемых решений, причинами перевыполнения или невыполнения плана.

Если компания только начинает свою деятельность, то в первую очередь следует позаботиться, чтобы у нее были предустановлены и настроены системы учета, велась правильная работа с соответствующим ПО и документацией. Для компаний со стажем, требуется убедиться, что они занимаются бюджетированием со всей ответственностью, а учет доверен опытным специалистам. Начинать аналитические мероприятия можно только в том случае, если есть уверенность, что используется адекватная база данных учета доходов и расходов, движения денежных средств.

Следующий подготовительный момент – составление плана работ. Прежде, чем приступать к прикладной части, важно установить инструментарий, выбрать интересующие элементы финансовой системы компании, определить градацию отклонений. Процедура формирования коридора допустимых отклонений (как абсолютных, так и относительных) – принципиально важный момент, способный повлиять на результаты исследования. Данный коридор устанавливается строго для конкретного предприятия с учетом его характеристик и масштаба. Его изображают в виде шкалы, где:

• в нижней позиции находятся отклонения наименьшей значимости (например, менее 5-20%);
• в средней позиции – существенные отклонения (порядка 30-60%);
• в верхней позиции – наиболее значимые отклонения (свыше 50-70%).

В процессе работы с отчетами, те из элементов, которые окажутся средней и верхней части шкалы, потребуют пристального изучения, в то время как малозначимые можно будет не рассматривать детально.

Принцип план-фактного анализа в управленческом учете состоит в поэтапном сравнении предварительных бюджетов (например, составленных накануне календарного года или квартала), с фактическими показателями, полученными по итогам обозначенного периода времени. Обратите внимание: цифры "до" и "после" должны соотноситься между собой, чтобы их можно было выстроить в два столбца и последовательно сравнить.

Этапы анализа могут быть следующими:

• получение отчетов с плановымии конечными цифрами;
• вычисление абсолютных и относительных отклонений в рамках каждой исследуемой единицы;
• поиск в документе значительных отрицательных и положительных отклонений с маркировкой этих показателей и вынесением их в отдельную таблицу;
• формирование факторной модели на основании табличных данных, которая показывает, как меняются цифры и какие причины этих изменениий.

Если картина не слишком прояснилась от действий, предложенных выше, тогда предстоит выполнить более глубокий анализ, заглянув в каждую из статей расходов и доходов, где были зафиксированы заметные отклонения. Такие манипуляции могут занять много времени, если речь идет о фирме с большой номенклатурой и активной хозяйственной деятельностью. Однако результат позволит говорить о том, присутствует ли в рамках конкретной статье фактическое увеличение или падение показателя, перераспределение денежных средств между разными отчетными периодами или же присутствует факт нерационального планирования.

В отчете финансового директора или менеджера по итогам проделанного анализа будет отражено, какие процессы наблюдались на предприятии, чем они были спровоцированы, а также могут быть даны рекомендации, как бороться с такими перекосами в будущем.

В ходе выполнения финансово-аналитической работы крайне важно:

• своевременно разграничивать все финансовые статьи на те, которые обладают потенциалом изменения плановых значений, и те, которые априори лишены склонности к таким трансформациям;
• заведомо помечать операции, где регулярно наблюдается перенос оставшихся денег на следующий период времени;
• уделять пристальное внимание статьям затрат с максимальным удельным весом в составе бюджета, так как они часто дают наибольший перекос;
• составлять карту допустимых отклонений с наиболее точной градацией и присваиванием статуса каждой из категорий.

Чтобы работа аналитика не была бесполезной, к сравнению плановых и фактических показателей следует подходить со своей ответственностью. Сопоставлять данные можно, только если они собирались по схожему алгоритму, в рамках идентичных аналитических разрезов, в одинаковые по длительности промежутки времени.

В то же время не стоит углубляться в изучение каждого зафиксированного в отчете отклонения, иначе работа может растянуться на недели. Имеет смысл работать с теми критическими точками в финансовых бюджетах, которые могут вылиться в проблемы для компании, поставить под угрозу ее рентабельность. Перекосы в сторону роста прибыли можно оставить в покое, в то время как уход в сильные минуса по базовым статьям должен насторожить и заставить провести дополнительную работу.

Грамотный план-фактный анализ всегда базируется не только на выявлении расхождений, но еще и на установлении взаимосвязей между ними. Это тонкая и сложная работа, которая позволяет лучше понять принципы функционирования бизнеса, потоки денежных средств, что в долгосрочной перспективе ведет к более продуктивному выстраиванию финансовой политики фирмы.

Практика современных финансистов показывает, что рациональнее всего прибегать к процедуре план-факт анализа ежеквартально, параллельно с подготовкой других финансовых отчетов. Но существуют и альтернативные модели реализации этой программы. Например:

• Если на предприятии существуют определенные сбои в движении денежных средств или ранее уже наблюдались расхождения между предполагаемыми и фактическими показателями бюджета, допускается выполнять учет финансов чаще, чем раз в 3 месяца. Эта практика позволит своевременно зафиксировать отклонения и понять их причины.
• В ходе ведения платежного календаря и формирования отчета БДДС для конкретных фирм рекомендуется делать план факт ежемесячно.
• Коммерческим структурам с высокой степенью финансовой рисковости можно прибегать к процедуре составления план-фактного анализа еженедельно и даже ежедневно. То же самое касается фирм, в процессе деятельности которых высока вероятность появления кассовых разрывов по ключевым статьям расходов,

Периодичность выполнения анализа во многом зависит от специфики бизнеса и особенностей его функционирования. Однако, эксперты предупреждают, что слишком частый план факт анализ учета на предприятии потенциально может мешать исполнителю составлять картину тенденций и системных явлений в деятельности компании. Для ее получения рекомендованы сверки раз в полгода, год. Кстати, их вполне можно делать в дополнение к ежемесячным или еженедельным аналитическим отчетам.

В самом простейшем виде производить расчеты можно на базе офисных программ: Word или Excel. Построение таблиц, импорт данных, сортировка и фильтрация показателей помогут структурировать информацию для удобства работы с ней. Но чем более сложная ситуация сложилась в конкретном бизнесе, тем сильнее его финансовый отдел будет нуждаться в соответствующем программном обеспечении. На помощь экономистам, бухгалтерам, финансовым директорам и топ-менеджерам, которые заинтересованы в сверке прогнозируемых и реальных показателей работы предприятия, очень часто приходит специализированный софт. Наилучшим выбором приложения для решения этой задачи будут мультифункциональные системы, которые можно применять для полноценной всесторонней автоматизации бюджетирования управленческого учета в компании с подготовкой соответствующих отчетов по итогам отдельных календарных периодов.