Управленческий учет в малом бизнесе

Бизнес, в том числе и малый, развивается постепенно, начиная с идеи. Для управления компанией на каждом этапе необходима информация, и чем она будет качественнее и оперативнее, тем быстрее собственник и директор сможет повлиять на развитие компании.

В малом бизнесе, в условиях жесткой конкуренции и возможном изменении внешних факторов, необходимо всегда держать руку ну пульсе развития текущей ситуации. На начальных этапах развития компания, собственник еще может удержать все процессы в голове. Но с ростом компании, появлением сотрудников, отвечающих за разные направления, усложнением бизнес-процессов, руководство компанией без сбора метрик, финансового учета похоже на управление "в слепую".

Если предприниматель чувствует, что ему недостаточно данных для принятия управленческих решений или информации наоборот слишком много, либо данные, полученные из разных источников (например, таблица excel у директора и отчет из бухгалтерии), не сходятся, то решить эти проблемы можно с помощью управленческого учета.

Система, которая предоставит всю информацию о любом участке работы компании, нужна любому предпринимателю. Но времени заниматься постановкой такого учета часто у владельцев, особенно субъектов малого предпринимательства, нет. Суть управленческого учета не в сборе всей возможной информации и выдаче ее руководителям, а в решении конкретных задач, стоящих перед компанией.

Для каждой блока задач управления есть определенные инструменты управленческого учета. Ниже представлены ответы на самые популярные вопросы предпринимателей.

Для получения полной картины текущего состояния в компании руководитель использует управленческие отчеты: отчет по прибылям и убыткам, отчет по движению денежных средств и управленческий баланс.

Деньги могут быть на расчетном счету, в запасах, в дебиторской задолженности, в инвестициях и т.д. Если большая часть денег компании не на расчетом счету, а, например, в запасах или дебиторской задолженности, то их может не хватить для оплаты текущих счетов.

Управление денежными средствами - первоочередная задача финансового управления. Использование платежного календаря позволяет оценить возможное наступление кассового разрыва. То есть когда на счете нет денег, чтобы заплатить по счетам. Причин такой ситуации может быть несколько. Но планирование денежного потока позволяет значительно снизить риски их возникновения.

Прогнозирование размера прибыли - задача бюджетирования. С помощью бюджетов можно планировать финансовые результаты и контролировать эффективность их выполнения. Бюджетирование может включать в себя несколько этапов:

• формирование бюджетов структурных единиц компании (или ЦФУ)
• формирование общих бюджетов по компании
• анализ и прогнозирование выполнения бюджетов ЦФУ и компании

С помощью финансовой модели можно оценить прибыль и денежный поток от вложений в новые проекты. В дальнейшем составленную финансовую модель можно использовать как основу для бюджетирования.

Управленческие отчеты позволяют не только оценить ликвидность компании, но определить прибыль и рентабельность каждого ЦФУ (центр финансового учета).

Например, если в качестве ЦФУ использовать проекты (или сегменты бизнеса), то с помощью детальных отчетов по каждому проекту (сегменту) можно понять насколько тот или иной проект (сегмент) прибылен или какой проект (сегмент) генерирует убытки.

Управленческий учет позволяет с легкостью ответить на эти и многие другие вопросы. Для успешной постановки управленческого учета необходимо соблюдать следующие правила:

• Информация, содержащаяся в отчетах, должна быть представлена в терминах, понятных предпринимателю
• Отчеты должны содержать только основную информацию, использующуюся при выработке управленческих решений
• Формы отчетов желательно не "перезагружать" лишней информацией
• Учет должен вестись непрерывно
• Данные разных отчетов можно сопоставить между собой.

Формирование модели управленческого учета происходит в несколько стадий:

• Анализ и описание текущих бизнес-процессов, системы управления
• Формирование стратегии и целей управления компанией
• Анализ требований к структуре финансового учета и подразделений организации
• Описание методологии управленческого учета, подготовка форм отчетности и перечня основных аналитик
• Внедрение специализированных систем управленческого учета
• Разработка регламентов, учетной политики и положений по управленческому учету

На каждом этапе важно провести всесторонний анализ и сформировать требования к управленческому учету в соответствии с целями руководства и собственниками компании. Особое внимание необходимо уделить этапу анализа текущего состояния, как отправной точки постановки управленческого учета. На это этапе станет ясно, какие отчеты уже собираются в компании, какие данные используется для и какие бизнес процессы они описывают, хватает ли в них информации для формирования управленческих решений.

В основу управленческого учета закладываются цели компании, сформированные владельцами компании. Управленческий учет позволяет подготовить свой набор критериев для анализа достижения каждой из этих целей. При соотнесении существующего учета и текущих бизнес-процессов с целями компании могут выявиться требования к изменению бизнес-процессов и структуры организации. Например, в различных процессах происходит дублирование функций, и для оптимальной работы новых бизнес-процессов необходимо объединение подразделений, или же объединение сотрудников из разных подразделений со смежными функциями в новое подразделение. Обновленная организационная структура является основной для разработки финансовой.

Для формирования методологии управленческого учета в малом бизнесе и перечня необходимых отчетов важно отталкиваться от конкретных потребностей собственников и руководителей компании. Внедрение управленческого учета принято начинать с формирования следующих управленческих отчетов.

Отчет по движению денежных средств (cashflow) - часто основой и единственный отчет в малом бизнесе. Позволяет получать информацию - сколько компания заработала денег, куда потратила и сколько осталось. Если к этому отчету добавить платежный календарь - планируемые поступления и выплаты денежных средств, то в короткие сроки можно получить полноценный инструмент по анализу и контролю деятельности компании.

Отчет о прибылях и убытках (P&L) - позволяет рассчитать прибыль компании или отдельного ЦФУ методом начисления. Использование этого метода необходимо, если в компании факт признания дохода или расхода не соответствует моменту прихода или выбытия денег, или компания использует дорогостоящее оборудование. Основой для формирования прибыли в отчете P&L служат подписанные акты, а не движения по счету.

Управленческий баланс - отражает такие показатели как кредиторская и дебиторская задолженность, стоимость основных средств, запасы, остаток на расчетом счете, накопленная прибыль. Часть показателей формируется на основе отчета ДДС и отчета ПиУ, поэтому с помощью баланса контролируют корректность их составления.

Несмотря на одинаковые названия управленческие отчеты не стоит путать с бухгалтерскими. Они содержат больше аналитик, составляются с более частой периодичностью и могут иметь специфическую форму, характерную для конкретной компании.